チラシの裏/ビジネス文書作成のコツ のバックアップ(No.1)
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- 1 (2014-06-26 (木) 11:03:34)
諸々の契約書などの書き方についての覚書。 よくまとめてあるサイトがあったので、Agendaを参考にさせて頂き、内容を追記した。
基本の「き」 †
- 敬称を正しく用いること 言わずもがな。 非常識とか教育がなっていないなどの評価は、多くの場合は減点法でなされるため、適切な言葉がわからない場合は地雷を踏まないことを第一に意識すべきと考える。 例えば「殿」なんて無理に使わなくてよいわけで、「御中」と「様」で事足りる。
- 文書につき、用件は1件のみとすること これは文書のみならず、要領の悪い人や伝えることにばかり目を向けてしまう人にありがちな、コミュニケーション全般での失敗。 メールなんかでも、複数の用件を1メールに詰め込んでしまうと長文になりがちであるし、返す方は読み込むにも返事を書くにしても「面倒くさいなぁ」となってしまうことが多い。 自分がそうされたら同じように思うわけであるし、発信するメッセージ数が少し増えるということはあるが、基本的にはパケットのサイズを小さくして、分割して伝えたほうがいい。 但し、こちらが提供すべき情報は、小出しにするべきでないことは認識すべき。
- タイトルは、実体に即したものにすること ぱっと見で正体が認識できないものは、見る価値すらないと判断する人も多い。 たかが名前と考える人もあるかと思うが、直感的にスッとその人の中にメッセージが入っていくか否かは、案外こういうことで決まるもの。
- 内容は正確に、明瞭に、簡潔に伝えること これも上記とつながるが、メッセージを受け取る人の身になってみれば非常に鬱陶しいことで、何言ってるかわからんと言われたり顔をされたりしたときは、冗長だったり筋道だったりしていないことが多い。自分の伝え方が悪いと反省しよう。
- 結論を優先し、経過や背景は補足として取り扱うこと 「で？」「結局？」「要は？」と言われることが多い人は、結構な割合で存在する。 大抵は説明する内容は間違っていなくても、順番がおかしいだけで非常に咀嚼しづらくなることは間違いない。 説明が下手であるというだけで物凄く損をするし、周りの人間に与えてしまうストレスが増大してしまうことは、意識すべきかと思う。
- 金額や数量、パーセンテージなどの数字が正確であること これは作成する段で何万回でもチェックすべき要素である。 てにをはが多少おかしくてもスルーしてもらえる場合もあるが、瑣末な箇所であっても誤りが一つでも存在すると、その文書全体が嘘くさくなってしまう。 作成する側にとってはちょっとしたミスであっても、受け取る側にとっては、そう感じるもの。
- 重要事項は別記として箇条書きにすること 例えば成果物の定義などが挙げられるが、よく使う方法の一つとして、別紙方式がある。 これは、契約書本体のReviseは承認手続きなどが面倒だが、変動しそうな部分を切り出しておけば、全てを承認しなおすより簡便であるという背景がある。 また、単に箇条書きでまとめておけば、わかりやいというシンプルな理由もある。
契約書に記載すべき事項について †
- 当事者の表示 誰と誰との契約なのかを明確に表示すること。大抵は甲○○と乙××という表現がなされる。
- 成立年月日 文書の作成日と、契約の成立年月日は必ずしも一致しないため、双方を正確に記載する。
- 履行期日に関する事項 有効期間や納期とも呼べるが、成立年月日がfrom、履行期日がtoとして定義される。
- 契約解除に関する事項 契約の解除には、法定解除と約定解除という形態がある。詳細はGo Google。
- 期限の利益に関する事項 期限までに契約内容を履行するということは、逆に言えば「期限が到来するまでは履行しなくてもよい」わけで、これを期限の利益に関する事項と呼び、これを定義する。
- 損害賠償に関する事項 例えば貸与された端末を壊しただとかガラスを割ってしまった場合などの賠償の取り扱いを定義する。 が、じゃあPC一台いくらとかガラス一枚いくらなんてのは契約書上で全てを表現できるものでもないため、書き方はテンプレサイトを見たり、会社に存在するなら法務部、なかったり自営業であれば専門家に頼るのがいいだろう。
- 危険負担に関する事項 何について、どちらがリスクを負うかに関する取り決めのことで、例えば船積みまでの事故は当方負担で、それ以降は先方負担であるなど。
- 裁判所の管轄に関する事項 契約上のトラブルがあった場合に管轄とする裁判所。
- 協議条項 契約書に書かれていない問題が発生した場合にどうするかを規定する。 全てのことなど書ききれるわけも無く、大抵は「両者の誠意ある協議の上〜」などの文言で表現される。